Správa objednávky v administraci

Každý nákup voucheru přes váš prodejní formulář (iframe) nebo objednávka založená v administraci vytvoří objednávku. Seznam všech objednávek najdete v administraci v sekci
Online prodej >> Objednávky. Tlačítkem „Zobrazit detaily" otevřete detail objednávky, ve kterém probíhá veškerá její správa.

Detail objednávky je rozdělený do několika částí:

• Objednávka — číslo objednávky, variabilní symbol, datum vytvoření, stav, datum odeslání voucherů klientovi, interní poznámka a formulář pro ruční potvrzení platby.
• Platba — celková cena, stav platby, údaje o přijaté platbě, odeslání platebních údajů, faktura a storno objednávky.
• Koncový zákazník — kontaktní a fakturační údaje klienta s možností úpravy.
• Položky v objednávce — jednotlivé vouchery (kód, produkt, varianta, hodnota, využití) a záložka Historie objednávky se záznamem všech provedených akcí.

Stav platby

Nejdůležitějším údajem je stav platby v bloku Platba. Po najetí na ikonu otazníku se zobrazí jeho vysvětlení. Nejčastější stavy:

• Platba založena — klient dostal údaje k platbě, ale platba ještě neproběhla (typicky čeká se na bankovní převod).
• Platební metoda vybrána — klient přešel na platební bránu, platba zatím nebyla dokončena.
• Platba zaplacena — objednávka je uhrazená, vouchery lze odeslat klientovi.
• Zdarma — objednávka s nulovou cenou (např. 100% slevový kód).
• Platba zrušena / Vypršelá platnost platby — klient platbu nedokončil, resp. platební brána platbu po čase zrušila.
• Platba refundována — platba byla vrácena klientovi.

Online platba kartou se potvrdí ihned. Bankovní převod se spáruje podle variabilního symbolu automaticky jen tehdy, když klient platí na účet Voucherino (zprostředkovaný prodej) nebo když máte pro svůj účet nastavené bankovní avízo (ČSOB, Air Bank, Komerční banka). Pokud klient platí převodem na váš účet bez avíza, o platbě se Voucherino nedozví a musíte ji zadat ručně.

Ruční potvrzení platby

Pokud vám klient zaplatil mimo systém (hotově na provozovně, převodem na jiný účet, platbou, kterou nelze automaticky spárovat), můžete platbu zapsat ručně. Formulář v bloku Objednávka se zobrazuje u všech objednávek, které ještě nejsou zaplacené.

1. Vyplňte částku, datum platby a typ platby.
2. Volitelně rozbalte „Další údaje o platbě" a doplňte variabilní symbol, číslo účtu plátce a kód banky — hodí se pro případnou pozdější refundaci.
3. Potvrďte tlačítkem. Objednávka se označí jako zaplacená a můžete odeslat vouchery.

Ověření platby u vlastní platební brány

Partneři, kteří mají ve Voucherinu napojenou vlastní bránu GoPay nebo ComGate, mají v bloku Platba tlačítko „Ověřit platbu". To se dotáže brány na aktuální stav platby. Pokud je platba zaplacená, objednávka se označí jako zaplacená a vouchery se automaticky odešlou klientovi. Použijte ho, když klient tvrdí, že zaplatil, ale objednávka stále čeká na platbu.

Refundace

U zaplacené objednávky s online platbou je u záznamu o platbě odkaz „Zadat refundaci platby", který vás přesměruje do sekce Transakce. Tam lze platbu vrátit klientovi celou nebo částečně.

Po zaplacení objednávky se vouchery klientovi odesílají automaticky e-mailem. V bloku Objednávka vidíte u položky „Odeslání voucherů" datum a čas odeslání, nebo informaci, že vouchery zatím odeslány nebyly.

Tlačítko „Odeslat vouchery klientovi na e-mail" je dostupné jen u zaplacené objednávky:

• Pokud vouchery ještě odeslány nebyly, tlačítko vygeneruje PDF voucherů a odešle je klientovi.
• Pokud už odeslány byly, tlačítko odešle stejné vouchery znovu — třeba když klient e-mail smazal nebo skončil ve spamu.

E-mail odchází vždy na adresu uvedenou v bloku Koncový zákazník. Pokud klient zadal adresu chybně, nejprve ji opravte (viz níže) a teprve potom vouchery odešlete znovu.

Práce s jednotlivými vouchery

V tabulce Položky v objednávce máte u každého voucheru:

• Kód voucheru — odkaz na detail voucheru, kde vidíte jeho stav, uplatnění a platnost.
• Stáhnout poukaz — stažení PDF konkrétního voucheru, např. pro tisk na provozovně.
• Vygenerovat poukaz pro zákazníka — pokud voucher ještě nebyl vygenerován (zaplacená objednávka bez vytvořených voucherů).
• Komentář — interní poznámka k voucheru, klient ji nevidí.
• Využití — kolik z hodnoty voucheru už bylo uplatněno.

Fakturu k objednávce systém vystavuje automaticky po přijetí platby, pokud máte zapnuté automatické generování faktur v sekci Prodej voucherů >> Nastavení. Vystavená faktura je ke stažení v bloku Platba u položky „Faktura ke stažení".

• Generovat fakturu — u zaplacené objednávky bez faktury vystaví fakturu ručně. Jako datum vystavení se použije datum přijetí platby. Tlačítko se nabízí i partnerům s vypnutým automatickým generováním.
• Přegenerovat PDF (ikona ozubených kol vedle názvu souboru) — obnoví obsah PDF faktury podle aktuálních údajů objednávky, například po opravě fakturační adresy klienta. Číslo faktury se nemění.

Blok Koncový zákazník ukazuje jméno, e-mail, telefon, fakturační adresu a případně firemní údaje (firma, IČO, DIČ). Odkazem „Upravit" v záhlaví bloku všechny tyto údaje změníte — typicky při překlepu v e-mailu nebo když klient dodatečně požádá o fakturu na firmu. Zde také můžete zvolit, aby se na faktuře nezobrazovalo jméno objednávajícího.

Poznámka k objednávce (ikona tužky v bloku Objednávka) je interní text pro vás a vaše kolegy — klient ji nikde neuvidí. Hodí se např. pro záznam domluvy s klientem nebo důvodu ručního potvrzení platby.

Záložka Historie objednávky pod položkami obsahuje časovou osu všech akcí — kdy byla objednávka vytvořena, zaplacena, kdy byly odeslány vouchery nebo platební údaje a kdo akci provedl.

Tlačítko „Stornovat objednávku" v bloku Platba označí objednávku jako stornovanou a zneplatní všechny její vouchery — klient je už nebude moci uplatnit.

Storno je možné pouze pokud:

• objednávka je zaplacená a vouchery byly vygenerovány,
• žádný z voucherů v objednávce nebyl ani částečně uplatněn, zrušen ani neexpiroval,
• k objednávce zatím nebyla vystavena faktura,
• váš uživatelský účet má oprávnění ke stornu objednávek.

Storno samo o sobě peníze nevrací — objednávka se jen označí jako refundovaná. Vrácení platby klientovi vyřiďte zvlášť: online platbu refundací v sekci Transakce, platbu převodem ručně z vašeho účtu.

K čemu funkce slouží

Stává se, že klient objednávku dokončí, ale nezaplatí — platba kartou se nepovedla, zavřel stránku s údaji pro bankovní převod, nebo e-mail s platebními údaji nenašel. Místo ručního opisování čísla účtu a variabilního symbolu mu jedním kliknutím pošlete přehledný e-mail se vším, co k zaplacení převodem potřebuje: číslo účtu, variabilní symbol, částku a QR kód pro platbu z mobilní bankovní aplikace.

Odeslání nic nemění na stavu objednávky — jen klientovi připomene, jak zaplatit.

Co se stane po připsání platby, záleží na tom, kam klient platí:

• Platba na účet Voucherino (zprostředkovaný prodej) — platbu spárujeme automaticky podle variabilního symbolu a objednávka se zpracuje jako obvykle.
• Platba na váš účet s nastaveným bankovním avízem (ČSOB, Air Bank, Komerční banka) — banka pošle Voucherinu avízo o přijaté platbě a objednávka se spáruje automaticky.
• Platba na váš účet bez avíza — o připsání platby se Voucherino nedozví. Platbu musíte po kontrole výpisu zadat ručně formulářem v bloku Objednávka (viz Platba a její potvrzení), teprve pak se objednávka označí jako zaplacená a vouchery se odešlou.

Kdy se tlačítko zobrazí

Tlačítko „Odeslat platební údaje e-mailem" najdete v bloku Platba. Zobrazí se pouze tehdy, když jsou splněny všechny následující podmínky:

1. objednávka není zaplacená,
2. objednávka není refundovaná,
3. objednávka má přidělený variabilní symbol,
4. objednávka má přidělené číslo účtu pro platbu převodem.

Jak platební údaje odeslat

1. Otevřete detail objednávky a v bloku Platba klikněte na „Odeslat platební údaje e-mailem".
2. Potvrďte dialog — ukazuje e-mailovou adresu klienta, na kterou zpráva odejde. Pokud je adresa chybná, dialog zrušte, opravte e-mail v bloku Koncový zákazník (Upravit) a akci zopakujte.
3. Po odeslání se zobrazí potvrzení „Platební údaje byly odeslány klientovi na e-mail …" a záznam přibude v Historii objednávky.

Odeslání můžete libovolně opakovat, např. když klient e-mail nenašel.

Náhled e-mailu

Vedle tlačítka pro odeslání je tlačítko „Náhled e-mailu". Otevře okno s e-mailem přesně v podobě, v jaké ho klient dostane — nic se přitom neodesílá. Náhled využijte, když si chcete před odesláním zkontrolovat částku, údaje o prodávajícím nebo seznam položek.

Co e-mail obsahuje

• Předmět s variabilním symbolem objednávky, aby klient zprávu snadno dohledal.
• Platební údaje ve zvýrazněném boxu: číslo účtu (u zprostředkované platby přes Voucherino také IBAN a SWIFT), variabilní symbol, částku k úhradě a QR kód pro platbu mobilní bankou.
• Upozornění, že pokud už klient zaplatil, může zprávu ignorovat.
• Prodávajícího — název vaší firmy, adresu, IČ, DIČ, kontaktní e-mail a web podle údajů ve vašem profilu firmy.
• Položky objednávky — názvy voucherů s počtem kusů a cenou.

E-mail odchází z adresy noreply@mail.voucherino.com. Pokud na něj klient odpoví, odpověď přijde na kontaktní e-mail vaší firmy uvedený v nastavení profilu — zkontrolujte, že ho máte vyplněný správně.

Nejčastější problémy

• Tlačítko nevidím — objednávka je už zaplacená, refundovaná, nebo nemá variabilní symbol a číslo účtu (viz podmínky výše).
• Klient e-mail nedostal — požádejte ho, ať zkontroluje spam, a ověřte správnost adresy v bloku Koncový zákazník. Po opravě adresy platební údaje odešlete znovu.

Klient tvrdí, že zaplatil, ale objednávka je stále nezaplacená. Co s tím?

Nejprve zkontrolujte, že platba skutečně dorazila. Pokud klient platí na účet Voucherino nebo máte nastavené bankovní avízo, párování proběhne automaticky během několika minut po připsání — stačí počkat. Pokud platí na váš účet bez avíza, zaplatil s chybným variabilním symbolem nebo mimo systém, platbu po ověření na výpisu zapište ručně formulářem v bloku Objednávka. U vlastní platební brány nejprve zkuste tlačítko „Ověřit platbu".

Klient zadal špatný e-mail. Jak mu vouchery doručím?

V bloku Koncový zákazník klikněte na „Upravit", opravte e-mail a uložte. Potom použijte tlačítko „Odeslat vouchery klientovi na e-mail" — vouchery odejdou na novou adresu.

Proč u objednávky nevidím tlačítko pro odeslání platebních údajů?

Tlačítko je jen u nezaplacených, nerefundovaných objednávek s přiděleným variabilním symbolem a číslem účtu. Podrobnosti najdete v sekci Odeslání platebních údajů e-mailem.

Lze stornovat objednávku, ze které už byl voucher uplatněn?

Ne. Storno je možné jen u objednávek, kde nebyl žádný voucher ani částečně uplatněn. V takovém případě řešte situaci individuálně — např. refundací části platby.

Mohu změnit cenu nebo položky již vytvořené objednávky?

Ne, položky a ceny vytvořené objednávky se v administraci neupravují. Pokud klient chce jiný voucher nebo jinou hodnotu, požádejte ho o novou objednávku přes prodejní formulář. Původní nezaplacenou objednávku nechte být; zaplacenou objednávku bez uplatněných voucherů stornujte a platbu refundujte.